Tipps & Tricks

Mit einer professionellen Bewerbung zum Erfolg!

Die Suche nach dem richtigen Arbeitsplatz wird immer anspruchsvoller und aufwändiger. Die Bewerbung sollte Ihre Person und Ihre Fähigkeiten widerspiegeln, denn sie ist ein wichtiger Schritt ins Unternehmen. Sorgfältig und gewissenhaft erstellt, wird die Bewerbung zu einer Visitenkarte, die Ihre persönlichen Fähigkeiten und Qualitäten positiv hervorhebt.

Dies ist ein wichtiges Element, um sich gegen Mitbewerber zu behaupten und seine beruflichen Ziele zu verwirklichen. Ausgewählte Tipps und Ratschläge sollen Sie dabei unterstützen, Ihr individuelles Profil zu schaffen. So steigern Sie Ihre Chancen und Möglichkeiten auf dem Weg zum nächsten Karriereschritt.

 

Die professionelle Bewerbung von A bis Z

 

  • Die Auswahlverfahren der Profis

    Ein Betrieb erhält meist hunderte Bewerbungen auf eine Ausschreibung. Der erste Verfahrensschritt ist daher ein Massenverfahren, das nach rationalen Gesichtspunkten organisiert ist. Mit möglichst geringem Aufwand sollen zunächst meist 80 % bis über 90 % der Bewerbungen aussortiert werden, um ein überschaubares Konzentrat der wahrscheinlich geeigneten KandidatInnen zurückzubehalten. Bei diesem so genannten „Screening“ werden die Unterlagen nicht gründlich durchgelesen, sondern nur nach ganz bestimmten Kriterien, punktuell, durchleuchtet. Wer hier durchfällt, hat auch trotz ansonsten guter Bewerbungsunterlagen keinerlei Chancen mehr.

    Harte Fakten: Faktische Größen wie Alter, erforderliche Qualifikationen, Zensuren, Studiendauer, Dauer eventueller Arbeitslosigkeit, etc. Diese Faktoren stehen fest und sind zum Zeitpunkt der Bewerbung nicht mehr verbesserbar.

    Versteckte Signale: Für Insider erkennbare Warn- und Alarmsignale in Ihren Bewerbungsunterlagen. Hier gibt es viel Verbesserungspotential, welches Sie ausschöpfen können. Auf den Seiten „Bewerbung“ und „Lebenslauf“ erhalten Sie hierzu wirkungsvolle Tipps.

    Ungeachtet einer möglichen A/B/C-Kategorisierung, können die verbleibenden BewerberInnen zumeist mit einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch oder seltener zu einem Assessment-Center rechnen. Beide Verfahren dienen ausschließlich dazu, die Persönlichkeit, sowie kaum messbare Eigenschaften der BewerberInnen kennenzulernen. Dazu gehören Teamfähigkeit, soziale Intelligenz, Eloquenz, Kommunikationstalent, persönliche Ausstrahlung, Führungsfähigkeit, Organisationstalent, Verkaufstalent, passende „Chemie“ u.ä.m. Trotz aller Bemühungen solche Bewertungen zu objektivieren, wird in der Praxis oft maßgeblich aus dem Bauch heraus geurteilt, so dass die Trefferquote bei Vorstellungsgesprächen mit bis zu 50 % und bei Assessment-Centern mit bis zu 70 % meist nicht überschritten wird, sondern häufig sogar deutlich geringer ausfällt. Hier liegen für Sie große Potentiale, den Bauchfaktor Ihrer BeurteilerInnen zu Ihren Gunsten zu beeinflussen.

    Da Sie in einem Vorstellungsgespräch auch auf versteckte Schwachstellen in Ihren Arbeitszeugnissen angesprochen werden können, sollten Sie sich dafür gezielt Antworten vorbereiten.

    Auf Testverfahren wie Intelligenztests oder graphologische, ja sogar astrologische Gutachten gehen wir hier bewusst nicht ein. Außer einer gründlichen inhaltlichen Vorbereitung auf Testverfahren anhand zahlreicher einschlägiger Bücher zu diesem Thema, gibt es kaum weitere Einflussmöglichkeiten.

  • Die Bewerbungsunterlagen

    Die Aufmachung Ihrer Bewerbungsunterlagen ist immer der erste und hoffentlich, beste Eindruck! Dieser nachhaltige Eindruck ist zugleich – bewusst oder unbewusst – die erste Bewertung, die über Sie gefällt wird. Wenn Sie hier schlecht oder durchschnittlich abschneiden, ist Ihre Startposition schon abgeschwächt und das sollten Sie bewusst verhindern.

    Menschen neigen dazu, nach Bestätigungen für Ihren ersten Eindruck zu suchen. Das gilt auch für Personalisten und Personalberater. Alles, was über Sie weiterhin zu erfahren ist, wird automatisch an dem bereits vorhandenen ersten Eindruck gemessen. Dabei werden unbewusst diejenigen Fakten intensiver wahrgenommen, die den ersten Eindruck bekräftigen.

    Sorgen sie also dafür, dass der erste Eindruck Ihrer Bewerbungsunterlagen auf einen besonders interessanten Bewerber schließen lässt. Ihre Bewerbung wird dann sorgfältiger und mit positiver Grundeinstellung aufgenommen.

    Negative Signale

    • Mehrere Fehler im Text
    • Handschriftliche Texte (außer wenn ausdrücklich gefordert)
    • Fehlendes Foto, ungünstiges Foto, übergroßes Foto
    • Foto aus Privatsphäre (auf dem Sofa, mit dem Hund, …)
    • Unvollständige Unterlagen
    • Unangemessen bunte oder „verzierte“ Aufmachung der Unterlagen
    • keine häufigen Wechsel der Formatierungen (fett, kursiv, Unterstreichungen, Schriftgrößen, …)

     

    Wichtig ist, ein sowohl im Detail als auch im Gesamtbild hochwertiger Eindruck. „Kleider machen Leute“ gilt übertragen auch für Ihre Bewerbung. Was sich optisch positiv abhebt verführt unterbewusst dazu, auf einen sich entsprechend positiv abhebenden Inhalt zu schließen. Doch „abheben“ allein ist noch lange nicht „positiv“. Leicht kann das Gesamtbild aber auch in die gegenteilige Richtung/Wertung abrutschen, wenn zu viel des Guten zum Einsatz kommt. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt. Wir beraten Sie!

  • Curriculum Vitae - Der Lebenslauf

    Der Lebenslauf ist, neben dem Anschreiben, eine der wesentlichen Bewerbungsunterlagen. Er dient Ihrem potentiellen neuen Arbeitgeber zur Beurteilung Ihrer Fähigkeiten. Häufig ist dieses Dokument das erste Beurteilungskriterium, da der Betrachter daraus die jeweilige Verweildauer in den einzelnen Positionen beurteilen kann. Der Lebenslauf wird vom Personalsachbearbeiter auf Lückenlosigkeit und Geradlinigkeit geprüft.

    • Lücken im Lebenslauf bedeuten nichts Gutes und werden negativ interpretiert. Viele (unterschiedliche) Arbeitsplätze innerhalb kurzer Zeit lassen auf geringes Durchhaltevermögen oder Schwierigkeiten schließen.
    • Ein nicht geradliniger Lebenslauf bedeutet ebenfalls nichts Gutes. Hier wird überprüft, ob Ihr Berufsleben konsequent geplant ist.
      Der Lebenslauf gibt den Ausschlag zur Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Wenn er wirklich überzeugen soll, sollten Sie diesen möglichst individuell und aktuell auf den angepeilten Arbeitsplatz zuschneiden.

     

    Der Aufbau sollte ein knapper, sachlicher Text sein, der alle möglichen Fragen zu Ihrem Werdegang klar beantwortet. Er sollte nicht länger als 2 DIN A4-Seiten lang sein. Ein tabellarisch gestalteter Lebenslauf wird heute als Standard bevorzugt. Als Lebenslaufaufbau hat sich folgende Einteilung für Berufliches, Persönliches und zur Ausbildung bewährt:

    Berufsanfänger: Ausbildung 80%, Persönliches 20%
    Kein Berufsanfänger: Beruf 60%, Ausbildung 30%, Persönliches 10%

    TIPP: Als eine neue Lebenslauf-Erweiterung können Sie ein drittes Blatt zum Lebenslauf beifügen. Der Inhalt bezieht sich auf die Fragen warum Sie sich für diese Stelle interessieren, was Sie dazu besonders befähigt, usw.

    Beim Erstellen des Lebenslaufes sollte Sie folgendes beachten:

    Zur Person

    • Geben Sie Namen, Geburtsdatum und -ort sowie den Familienstand (optional) zuerst an.
    • Wenn Sie Kinder haben, geben Sie diese mit Geschlecht und Alter an. Zum Beispiel: „Zwei Töchter (3 und 7 Jahre), ein Sohn (5)“.
    • Keine Geburtsnamen, Hochzeitsdaten, Namen der Kinder, etc.
    • Namen und Beruf Ihrer Eltern haben im Lebenslauf nichts zu suchen.
    • Stellen Sie Ihre Person in den Vordergrund, aber nicht in den Mittelpunkt.
    • Vermeiden Sie die Auflistung alltäglicher Hobbies. Angaben zum Freizeitverhalten machen Sie als Freizeit orientiert verdächtig. Hier gilt: Hobbies sind dann sinnvoll, wenn Fähigkeiten vermittelt werden, die den Anforderungen des Stellenangebots entsprechen. Beispiel: Teamsportart = Teamfähigkeit

     

    Zur Ausbildung

    • Bei mehr als zehn Jahren Berufspraxis sollten Sie nur den letzten abgeschlossenen Ausbildungsschritt anführen. Ansonsten alle Schritte inklusive Grundschule.
      Geben Sie die Art der Schule oder des Institutes, den Abschluss und beim letzten Abschluss die Abschlussbewertung an. Das Bundesheer bzw. den Zivildienst mit Datum, Ort, Aufgabe und Waffengattung und letztem Dienstgrad angeben.
    • Keine Ausbildungsnachweise und Bescheinigungen von Fähigkeiten, die nicht in der Stellenanzeige genannt werden.
    • Fortbildungsmaßnahmen nicht übertreiben. Hier gilt: Optimal sind Zusatzqualifikationen, die in Bezug zur ausgeschriebenen Stelle stehen.
    • Legen Sie für alle angeführten Fortbildungen Zeugniskopien bei.

     

    Zum Beruf

    • Berufliche Schritte klar darstellen: Firma, Ort, Aufgabe, Verantwortung, eventuell auch Umsatzverantwortung, Budget, Mitarbeiter und Ergebnisse.
    • Änderungen der Position innerhalb derselben Firma nicht in der linken Spalte zeitlich herausstellen.
    • Vom Unternehmen begründete Schritte (Konkurs, Umzug in eine andere Stadt, etc.) im Lebenslauf angeben.

     

    Allgemeines

    • Alle Zeitangaben im Lebenslauf sollten möglichst genaue Angaben sein, die Jahreszahl (2006) und auch den Monat hinzufügen (3/06).
    • Achten Sie darauf, dass der Lebenslauf lückenlos ist. Einzelne Monate ohne Beschäftigung sollten klar sein, zum Beispiel: „Nov 2006 Aufenthalt in USA“ oder „Juni 2006 arbeitslos“.
    • Liegt die Verweildauer in den einzelnen Positionen unter 2 Jahren oder hatten Sie insgesamt mehr als 8 Arbeitgeber, besteht die Gefahr, dass Sie schon sehr früh im Selektionsprozess aussortiert werden. Vermeiden Sie dies und erläutern Sie die besonderen Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
    • Persönliche Gründe für einen Unternehmenswechsel, wie zum Beispiel Heirat, Scheidung oder Todesfall in der Familie erwähnen Sie besser im Anschreiben.
    • Beurteilt ein internationales Gremium Ihre Bewerbung, fragen Sie per Telefonat, ob ein englischer Lebenslauf hilfreich ist.
    • Der Lebenslauf ist in der gleichen Sprache zu verfassen wie die Stellenanzeige. In einer deutschen Bewerbung hat zum Beispiel ein englisch-sprachiges „c.v.“ bzw. „curriculum vitae“ nichts zu suchen.
  • Das Foto

    Der erste Blick des Personalleiters, nach dem Gesamteindruck Ihrer Bewerbungsmappe, fällt auf Ihr Foto!

    Gehen Sie daher besonders sorgfältig bei der Erstellung und Auswahl des Lichtbildes vor. Sie entscheiden, ob Sie Zurückhaltung oder Offenheit ausdrücken. Lassen Sie ein Foto machen, mit dem Sie sich identifizieren können. Verwenden Sie, aus Qualitätsgründen, keine Automatenfotos! Die Investition in einen professionellen Fotografen ist zu empfehlen.

    Das Bewerbungsfoto sollte maximal 1 Jahr alt sein. Zwischen Ihrem jetzigen Aussehen und dem auf Ihrem Foto sollte kein großer, optischer Unterschied sein. Lächeln sie entspannt, das signalisiert Offenheit und Freundlichkeit. Das Lichtbild sollte etwas größer sein als ein Passfoto (circa 4,5 x 6,3 cm). In der Regel ist ein farbiges Foto, einem Schwarzweiß-Foto vorzuziehen.

    Erscheinungsbild

    Achten Sie auf eine gepflegte Gesamterscheinung. Die Kleidung sollte dem Image des Arbeitsplatzes entsprechend gewählt werden. Achten Sie dabei auf auch auf die angepeilte Jobposition. Männlichen Führungskräften ist eher zu Anzug und Krawatte zu raten, den Damen zu einem Kostüm. Damen sollten eher zu einfärbiger Kleidung, als zu bunt gemusterten Teilen greifen und  Make-up sollte unbedingt zum Einsatz kommen, aber dezent und natürlich sein. Gehen Sie ausgeruht zum Fotografen und lassen Sie sich ausreichend Zeit.

    Position in den Bewerbungsunterlagen

    Das Lichtbild sollte sich entweder oben rechts auf dem Lebenslauf oder oben rechts auf dem Anschreiben befinden.

  • Das Motivationsschreiben

    Viele Kandidaten schießen sich bei der Vorselektion schon mit einem lieblosen Anschreiben ins Aus. Dabei ist das Geheimnis eines überzeugenden Bewerbungsbriefes ganz einfach: Schreiben Sie nur das, was die Entscheidungsträger interessiert.

    Auch das beste Anschreiben verliert seinen Glanz, wenn die formalen Anforderungen nicht stimmen. Dieses sollte maximal eine DIN-A4-Seite lang sein.

    Knappe Sätze

    Beginnen Sie den Text mit einem höflichen und am besten direkt an den Ansprechpartner gerichteten „sehr geehrte/r“ . Schreiben Sie dann einen ersten Satz, der spannend und interessant genug ist, um zum Weiterlesen zu animieren. Was Sie formulieren, bleibt Ihnen überlassen: ein Satz, warum Sie das Unternehmen fasziniert, kann genauso interessant sein, wie eine Aussage Sie selbst betreffend. Denken Sie dabei daran: „in der Kürze liegt die Würze“. Kurze erste Sätze wirken besser als Bandwurm-Konstruktionen.

    Auf die Stelle zuschneiden

    Im weiteren Verlauf des Anschreibens heben Sie jene Punkte heraus, die einen Bezug zur angestrebten Tätigkeit und den Anforderungen herstellen. Schreiben Sie dabei interessant und überraschend, kommen Sie sofort auf inhaltlich wesentliche Punkte zu sprechen und verzichten Sie auf überflüssigen Ballast und Einstiegsfloskeln wie „hiermit bewerbe ich mich“ oder „gerne sende ich anbei meine Unterlagen“.  Achtung: wiederholen Sie nicht einfach den Lebenslauf!

    Die richtigen Infos liefern

    Das Anschreiben sollte in einer freien und eigenen Dramaturgie formuliert sein und folgende Fragen, in nachstehender Reihenfolge, beantworten:

    • Warum bewerben Sie sich bei diesem Unternehmen?
    • Warum bewerben Sie sich um diese Stelle? ,
    • Was qualifiziert Sie für diese Stelle?
    • Was hat das Unternehmen davon, gerade Sie einzustellen?
    • Was sind weitere Informationen, die für das Unternehmen wichtig sind (eventuell Gehalt, Ende des Studiums, frühester Einstiegstermin)?

     

    Beantworten Sie diese Fragen, indem Sie sich in den Empfänger des Anschreibens hineinversetzen. Was interessiert den Personalverantwortlichen? Was ist aus seiner Perspektive eine relevante Information? Er möchte beispielsweise nicht wissen, dass Sie auf zwei Weiterbildungen im Jahr und mehr als 30 Urlaubstage Wert legen.

    Interessant ist für ihn vielmehr, was Sie an Qualifikationen bieten können und warum er jemanden wie Sie auf jeden Fall in einem Vorstellungsgespräch kennen lernen sollte.

    Betrachten Sie das Anschreiben als Werbebrief in eigener Sache. Wichtiges dürfen Sie ruhig optisch hervorheben, fett drucken oder unterstreichen; eventuell helfen Aufzählungszeichen beim schnellen Erfassen von Inhalten. Denken Sie dabei immer daran: Das Unternehmen muss Sie kennen.

  • Die Prüfverfahren

    „Nur mit der Ruhe“

    Bei vielen (und erst recht bei allen großen) Betrieben und Behörden sind Auswahltests üblich. Unabhängig von Schulabschluss und Zeugnisnoten sollen die Tests dabei helfen herauszufinden, welche Bewerberin oder welcher Bewerber den Erwartungen des Betriebes am besten entspricht.

    Wie diese Erwartungen und damit, wie die Tests aussehen, ist von Betrieb zu Betrieb aber auch von Beruf zu Beruf sehr unterschiedlich.

    Gemeinsam möchten jedoch alle Betriebe wissen, ob…

    • Sie den Anforderungen der Ausbildung voraussichtlich gewachsen sind (also Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse und Ihre Leistungsbereitschaft wohl ausreichen werden),
    • Ihre beruflichen Interessen und Ziele mit den Inhalten der gewünschten Ausbildung und den Möglichkeiten des späteren Berufes übereinstimmen und
    • Ihre Persönlichkeit und Ihre Einstellungen den Erwartungen entsprechen.

     

    Die Teilnahme an einem sogenannten Prüfverfahren ist meist „aufregend“ und anstrengend. Sich rechtzeitig vorzubereiten hilft jedoch, „Stress“ zu vermindern.

    Testvorbereitung

    „Bestehen ist keine Glückssache“

    Ein Prüfverfahren zu bestehen, ist keine Glückssache. Eine gute Vorbereitung trägt zum Erfolg bei.

    • Machen Sie sich mit verschiedenen Testarten und Aufgabenstellungen vertraut.
    • Üben Sie eine Testsituation. Spielen Sie einen Einstellungstest unter „Realbedingungen“ durch – das heißt strenges Zeitlimit, keine Hilfsmittel.
    • Leichte Prüfungsangst ist völlig normal und ein etwas erhöhter Adrenalinspiegel kann die Konzentration fördern. Nehmen Sie aber auf keinen Fall Beruhigungs- oder Aufputschmittel.
    • Vor dem Testtag sollten Sie sich über den Weg zum Unternehmen informieren und bedenken Sie auch die Zeit, die Sie dafür benötigen.
    • Einstellungstests sind meist anstrengend, deshalb sollten Sie zu diesem Termin möglichst „fit“ und ausgeruht sein.
    • Schnell vor dem Test noch alles lernen zu wollen, macht sie nur unsicher. Nutzen Sie den Abend vor dem Termin lieber, um sich zu entspannen.
    • Am Morgen des Tages sollten sie:
      • in Ruhe frühstücken,
      • genügend Zeit für den Hinweg einplanen,
      • und Ihre Schreibutensilien mitnehmen
    • Wählen Sie Ihre Kleidung so aus, wie Sie es für ein Vorstellungsgespräch tun würden. Allerdings darf es etwas bequemer sein.
    • Nehmen Sie sich für den Testtag nichts Wichtiges mehr vor. Ein zusätzlicher Termin macht bei Verzögerungen nur nervös.
    • Sie werden nicht der einzige Teilnehmer am Auswahlverfahren sein, aber setzen Sie sich deshalb nicht unter Druck. Sie können nur Ihr Bestes geben, mehr ist nicht möglich.

     

    Testbearbeitung

    „Die Zeit reicht nie!“

    Einstellungstests bedeuten in der Regel Stress: viele Testaufgaben werden für Sie neu sein und die Zeit werden Sie meist als zu kurz empfinden. Trotzdem können Sie einiges dafür tun, um die Testsituation gut zu meistern:

    • Hören Sie genau zu, wenn die Aufgaben erklärt werden und fragen Sie sofort nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben.
    • Arbeiten Sie so schnell wie möglich, aber dennoch sorgfältig.
    • Wenn Sie eine Aufgabe nicht lesen können, stellen Sie sie einfach hinten an und bearbeiten Sie die restlichen Aufgaben weiterhin der Reihe nach.
    • Bei den meisten Tests werden die Aufgaben immer schwieriger. Der Schwierigkeitsgrad der letzten Aufgabe einer Aufgabenreihe ist oft so hoch, dass Sie in der Kürze der Zeit nicht zu lösen ist.
    • Bei manchen Aufgaben werden verschiedene Lösungen angeboten. Wenn Sie hier die richtigen Antworten nicht sofort wissen, überlegen Sie, welche Alternativen überhaupt nicht in Frage kommen und kreisen Sie so die richtige Lösung ein.
    • Kein Test gleicht dem anderen. Wenn Sie Pech haben, liegt Ihnen der Einstellungstest überhaupt nicht. Lassen Sie sich nicht entmutigen und bearbeiten Sie die Aufgaben so gut Sie es eben können.
    • Versuchen Sie sich während der Pausen zu entspannen und möglichst nicht an den Test zu denken.

    Wenn Sie erkrankt sind oder sich nicht wohl fühlen, versuchen Sie, einen neuen Termin für das Auswahlverfahren zu bekommen. Rufen sie rechtzeitig an und erklären Sie Ihre Situation.

  • Die Referenz

    Eine Referenz ist die von einer Vertrauensperson (Referenzgeber) an den Referenznehmer erteilte Auskunft über einen Kandidaten. Die Referenz hat im Rekrutierungsverfahren nach wie vor ihren Stellenwert.
    Unter Personalberatern gilt sie ergiebiger, als die eingereichten Bewerbungsunterlagen. Allerdings ist die Einholung einer Referenz nach der Rechtsprechung an bestimmte Regeln gebunden.

    Bewerben Sie sich bei einer anderen Firma, darf diese ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung, keine Auskünfte über Sie bei Ihrem alten Unternehmen einholen. Das gilt immer, also während des laufenden Bewerbungsverfahrens und auch nach Ihrer Einstellung beim neuen Arbeitgeber. Auch der Betriebsrat im neuen Unternehmen ist an diese Regelung gebunden, weil dieser sonst anstelle der Firmenleitung recherchieren und so das Verbot unterlaufen könnte. Darüber hinaus darf das beworbene Unternehmen auch andere Außenstehende über Ihre Bewerbung nicht informieren.

    Ihr ehemaliger Arbeitgeber kann jedoch ohne Ihre Erlaubnis und sogar gegen Ihren Wunsch, Informationen an Ihren neuen Arbeitgeber weitergeben, wenn dieser, ein berechtigtes Interesse daran bekundet. Allerdings sind der Auskunftsfreudigkeit Ihres ehemaligen Chefs Grenzen gesetzt: Liegt Ihr Arbeitsverhältnis bereits längere Zeit zurück, ist er nicht mehr berechtigt, Auskünfte an Ihre künftige oder jetzige Firma zu erteilen. Außerdem dürfen sich seine Auskünfte praktisch nur im Rahmen dessen bewegen, was auch für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gilt. Anders gewendet: Das, was an Informationen in Ihrem Arbeitszeugnis steht oder stehen dürfte, darf weitergegeben werden, nicht mehr und nicht weniger.

    Damit sind praktisch auch all die Fragen, im Rahmen der Referenzeinholung, ausgeschlossen, die nach der Rechtsprechung im Bewerbungsinterview als unzulässig gelten.

    Diese relativ strengen Regelungen, zielen erkennbar auf Ihren Schutz als Bewerber: Werden in Ihrer Abwesenheit personenbezogene Informationen über Sie zwischen Ihrem alten und dem neuen Unternehmen ausgetauscht, muss sichergestellt sein, dass diese wahr sind. Denn die Folgen einer Fehlinformation tragen in jedem Fall Sie.

    Referenzen können entweder schriftlich oder mündlich/telefonisch mit Niederschrift eingeholt werden.

    Personalberater arbeiten bei der Referenzeinholung im Wesentlichen mit folgendem Fragenkatalog (dieser ist nicht abschließend). Als Referenzgeber kommt dabei der Firmeninhaber bzw. der Personalleiter des ehemaligen Unternehmens in Betracht. Schon aus haftungsrechtlichen Gründen wird man einen Angestellten diese Aufgabe nicht erledigen lassen.

    – Wie lange kennt der Referenzgeber den Bewerber persönlich?

    – Wie beurteilt der Referenzgeber die Fachkompetenzen des Bewerbers?

    – Wie beurteilt der Referenzgeber die Sozialkompetenzen des Bewerbers?

    – Wie beurteilt der Referenzgeber die Fähigkeiten des Bewerbers?

    – Wäre der Referenzgeber bereit, den Bewerber erneut einzustellen?

    – Hält der Referenzgeber den Bewerber als geeignet für die angestrebte Position?

  • Der Telefonkontakt

    Jeder Telefonkontakt mit einem Unternehmen ist mit besonderer Vorsicht zu behandeln. Egal ob Sie eigeninitiativ anrufen oder ein Personalberater Ihnen erklärt hat, Sie hätten bessere Chancen, wenn Sie beim Klienten direkt anriefen, oder aber in einer Stellenanzeige freundlich zur telefonischen Kontaktaufnahme angeregt wird – Sie werden stets aufgrund eines flüchtigen oberflächlichen Eindrucks am Telefon bewertet und in die Schubladen „schwarz“ (Absage) oder „weiß“ (einladen) sortiert.

    Und das gilt sowohl für sehr formalistische Frage-Antwort-Gespräche, die heute zumeist von unabhängigen Call-Centern außerhalb der eigentlichen Firma geführt werden, als auch für die lockere Unterhaltung mit einem Personalentscheider der Firma. Und genau hier liegt für Sie ein Problem.

    In einem echten Vorstellungsgespräch können Sie mit Ihrer gesamten Persönlichkeit wirken. Die Chancen, dass Ihre Stärken im Bereich der „weichen Faktoren“ (Soft Skills) erkannt werden, sind verhältnismäßig gut. Am Telefon aber können Sie nur mit Ihrer Stimme und Ihrer Sprache wirken, d.h. überzeugen oder verlieren.

    Dennoch sehen viele Firmen lieber den schnellen Vorteil eines Telefon-Interviews durch das leicht gesparte Geld, weil man aufgrund von Telefoninterview-Entscheidungen weniger Kandidaten teuer zum Vorstellungsgespräch oder zum Assessment-Center einzuladen braucht, als den naturgemäß unbemerkten Verlust möglicher gut geeigneter Bewerber aufgrund der besonders hohen Fehlerrate dieses Verfahrens.

    Warum wird diese Unzulänglichkeit so oft nicht bemerkt und eliminiert?

    Ganz einfach deshalb, weil Menschen, welche andere Menschen beurteilt haben, in der Regel unerschütterlich davon überzeugt sind, dass ihre eigene Wahrnehmung und Beurteilung absolut richtig ist. Es liegt in der Natur des Menschen, dass jede noch so eingeschränkte Sicht innerlich immer zu einer absoluten Beurteilung führt. Der Beurteiler stellt aus Selbstschutz sein Urteil nicht in Frage, denn anderenfalls glaubt er, sein Urteilsvermögen überhaupt in Frage zu stellen. Und was glauben Sie, wie viele „Entscheider“ so etwas gerne tun?!

    Es bleibt die Tatsache, dass Firmen zunehmend auf die Vorauswahl durch unzulängliche Telefoninterviews setzen. Wie sollten Sie damit umgehen?

    1.) Überlegen Sie sich gut, ob ein eigeninitiativer Anruf während des laufenden Massenauswahlverfahrens für Sie wirklich einen Vorteil bringt. Solche Anrufe lassen Sie eher als Störenfried wirken und bringen in der Regel keinerlei Vorteile, auch wenn Ihnen Bewerbungsratgeber oder amtliche Stellenvermittler ebenso beharrlich wie gutmeinend und unwissend zum Gegenteil raten.

    2.) Ist Ihr Anruf hingegen erwünscht oder gefordert, wird er mit der gleichen Konsequenz wie ein Vorstellungsgespräch gewertet. Sie sollten also mindestens so gut wie zu einem Vorstellungsgespräch vorbereitet sein. Unsere Tipps zum Vorstellungsgespräch greifen hier allerdings nur wenig, da Sie nur wenig Kanäle zur Verfügung haben auf denen Sie positive Signale senden können.

    Was also haben Sie am Telefon zur Verfügung?

    Ihre Daten und Fakten, Ihre Sprache und Ihre Stimme

    Und in genau umgekehrter Reihenfolge nehmen Sie Einfluss auf Ihren Gesprächspartner!
    Die oberste Regel am Telefon heißt daher:
    Erzeugen Sie eine sympathische Stimme, d.h. lächeln Sie mit Ihrer Stimme!

    Aber wie soll das gehen, nur mit der Stimme lächeln?? Ganz einfach: indem Sie tatsächlich beim Telefongespräch lächeln!

    Profis im Telefonverkauf üben dies bei echten Telefonaten vor einem Spiegel, in welchem sie sich während des Telefongespräches selbst beobachten und kontrollieren. Durch diese Technik werden Sie allerdings nur sicher, wenn Sie es vor dem Ernstfall schon mehrfach erfolgreich geübt haben. Wenn Ihnen das zu viel Aufwand scheint, sollten Sie sich wenigstens so positiv wie möglich auf das Gespräch einstimmen. Wenn Sie den Vornamen des Gesprächspartners z.B. aus der Stellenanzeige kennen, dann stimmen Sie sich so darauf ein, als ob Sie eine(n) gute(n) Bekannte(n) anrufen (im Geiste: jetzt ruf ich bei Jürgen / bei Martina an, ich freu mich riesig darauf!). Die positive Programmierung Ihres Unterbewusstseins kann Ihnen helfen, eine glaubhaft sympathieausstrahlende, motivierte Stimmlage zu schaffen.

    Neben der sympathischen und motivierten Stimme spielt auch Ihre Sprache eine entscheidende Rolle.

    Sprechen Sie am Telefon fest, aber nicht laut, eher etwas langsamer, mit etwas abgesenkter Stimmlage, aber mit lebhafter Betonung und Ausdruck. Sprechen Sie nicht direkt in das Telefon, sonder halten Sie die Sprechmuschel, den Mikrofoneingang, etwas unterhalb Ihres Kinns – Ihre Sprache kommt dadurch deutlich wohlklingender beim Gesprächspartner an. Wenn Sie ein kabelloses Telefon besitzen, stehen Sie beim telefonieren auf und laufen Sie während des Gesprächs auf und ab. Ihr Denken wird dadurch aktiviert und Ihre Sprache spürbar lebendiger und variantenreicher. Zeichnen Sie zur Übung gespielte Telefongespräche auf einem Tonband auf und hören Sie sich anschließen selber an. Sie werden zunächst überrascht sein, wie wenig gut Sie klingen – wetten dass!? Mit ein wenig Übung und Tonbandkontrolle werden Sie aber auch sehr schnell wesentliche Verbesserungen erleben.

    Als dritter Punkt bleiben die Inhalte.

    Bereiten Sie sich sofort nach dem Abschicken Ihrer Bewerbungsunterlagen argumentativ auf ein Vorstellungsgespräch vor, als würde es bereits morgen stattfinden. Spielen Sie typische Fragen und Ihre persönlichen Antworten in Rollenspielen mit Ihrem Partner oder mit guten Bekannten durch. Wichtig ist, dass Sie Ihre Antworten schon möglichst oft wirklich ausgesprochen und frei formuliert haben, damit Sie später in der Überraschungssituation am Telefon nicht nach Worten ringen müssen und überzeugend klingen. Auch hierbei helfen Ihnen Tonbandaufzeichnungen sehr. Lassen Sie sich auch von Ihren Spielpartnern kritisieren und nehmen Sie die Verbesserungsvorschläge an. Es kann für Sie nur von Vorteil sein.

  • Das Vorstellungsgespräch

    Sie haben es geschafft! Die Vorauswahl ist erfolgreich überstanden und die nächste Runde eingeläutet.

    Je nach Befähigung und Erfahrung der Interview-Person – so nennen sich die professionellen Gesprächspartner des Vorstellungsgesprächs – können Sie verschiedenen Arten des Vorstellungsgesprächs kennen lernen.

    Unstrukturiertes Interview

    Die Interview-Person ist unvorbereitet und stellt Fragen, wie sie gerade einfallen. Oft wird mehr erzählt, als gefragt. Mitunter entstehen unangenehme Schweigepausen, weil die Interview-Person nicht weiß, was sie als nächstes fragen soll. Diese recht unprofessionelle Form des Interviews finden Sie oft bei kleineren Betrieben, die selten einstellen und in denen das Management persönlich die Gespräche führt.

    Halbstrukturiertes Interview

    Die Interview-Person weiß, welche Fragen sie in dem Gespräch auf jeden Fall klären will. Diese Fragen sind vorbereitet und werden in das ansonsten weitgehend unstrukturierte Gespräch eingebaut.

    Strukturiertes Interview

    Hier wird nichts den Zufall überlassen. Alle Fragen sowie ihre Reihenfolge sind vorbereitet und mitunter wörtlich vorformuliert. Oft verwendet die Interview-Person einen ausgearbeiteten Fragebogen („Interviewleitfaden“) und trägt Notizen in ein Bewertungsformular ein. Diese Interviewtechnik wirkt zwar manchmal etwas steif, ist aber recht professionell. Die Ergebnisse strukturierter Interviews, ermöglichen bessere Vergleichbarkeit bei einer hohen Anzahl von Vorstellungsgesprächen und verschiedenen Interviewern. Und Sie können davon ausgehen, dass man sich bei der Ausarbeitung des Interviewleitfadens genaue Gedanken darüber gemacht hat, was für die Stelle wichtig ist.

    Multimodales Interview

    Auch bei dieser Technik werden Interviewleitfäden verwendet, die aus den Stellen bezogenen Anforderungsprofilen abgeleitet worden sind. Die Interview-Person hat jedoch die Freiheit, im Gespräch auf individuelle Besonderheiten einzugehen und diese auszuarbeiten, bevor sie wieder zum Leitfaden als „roten Faden“ zurückkehrt. Häufig werden selbstreflektorische Fragen eingesetzt (wie haben Sie sich dabei gefühlt?), um auch unter die Oberfläche blicken zu können. Diese Interviewtechnik gehört zur Spitzenklasse – Hier haben Sie es mit Vollprofis zu tun.

    Und dann gibt es noch die ebenso berüchtigten, wie gefürchteten Stressinterviews

    In vielen Fällen ist ein als solches erlebtes Stressinterview in Wirklichkeit gar keines gewesen, sondern man hatte es mit unsicheren Gesprächspartnern zu tun, die ihre Unsicherheit hinter ihrer formalen Machtstellung im Vorstellungsgespräch verbergen wollten.

    Ein echtes Stressinterview ist in der Regel gar nicht über die gesamte Gesprächsdauer stressig, sondern nur in ganz bestimmten, einzelnen Momenten. Stellen Sie sich ein Vorstellungsgespräch wie ein Spiel vor. Die eine Seite versucht etwas vorzuspielen, die Wahrheit zu beschönigen und negative Tatsachen zu verdecken. Die andere Seite versucht die kleinen Täuschungsmanöver zu erkennen und die Wahrheit ans Tageslicht zu befördern. Dazu dient der unerwartete Augenblick des Stresses.

    Wenn es gelingt, den Bewerber durch eine unangenehme Frage oder eine gezielte Provokation in eine akute Stresssituation zu bringen (Ohrenrauschen), verhindern die einsetzenden physiologischen Vorgänge für mehrere Sekunden, dass der Bewerber klare, überlegte Gedanken fassen kann. Sofort im Anschluss an die ausgelöste Stresssituation wird die Frage gestellt, auf deren wahrheitsgemäße Beantwortung es der Interview-Person eigentlich ankommt und die selber gar keinen Stress auslösen würde. Aber das Gehirn des Bewerbers ist ja noch mit Stresshormonen überflutet. Es wird ihm in den nächsten Sekunden kaum gelingen, sich eine plausible Verschleierung der Wahrheit einfallen zu lassen und diese dann auch noch glaubhaft vorzutragen.

    Die Interview-Person erhält die Wahrheit und hat gewonnen! Oder ?! Aus der Beschreibung des Vorganges können Sie schon die einzig richtige Reaktion für den Bewerber erkennen.: sich Zeit lassen! Überbrücken Sie die Sekunden des Stressmomentes, indem Sie nicht sofort auf die nachgeschobene Frage antworten. Gewinnen Sie Zeit: Denken Sie ein paar Sekunden in aller Ruhe nach, bevor Sie langsam und mit Bedacht antworten. Bitten Sie den Gesprächspartner um die Wiederholung seiner letzten Frage (!) oder fassen Sie die letzte Frage selber langsam und rückfragend zusammen: „… habe ich Sie richtig verstanden, dass Sie von mir wissen möchten,…“. So kommen Sie aus den gefährlichen Stresssekunden sicher heraus, gewinnen wieder Ihren klaren Verstand zurück und können überlegt und vielleicht sogar überlegen antworten. Der Stress-Trick verliert schnell seine Wirkung und die Interview-Person wird wahrscheinlich im weiteren Gespräch ganz auf ihre inzwischen nutzlos gewordene Technik verzichten.

    Bei aller Unterschiedlichkeit der Interviewstile geht es bei den Gesprächen schwerpunktmäßig darum, Sie als Person kennen zu lernen. Alle Fakten aus der schriftlichen Bewerbung sind akzeptiert und gekauft – anderenfalls hätten man Sie gar nicht eingeladen. In diesen Punkten brauchen Sie also keine Überzeugungsarbeit mehr leisten. Dennoch wird man Sie auf die schon bekannten Fakten ansprechen, typischerweise Sie zu Beginn des Gesprächs Ihren Lebenslauf erzählen lassen, denn man möchte Sie reden lassen, um zu hören und zu sehen, was für ein Mensch Sie sind, wie Sie sich verhalten, wie Sie sich verkaufen und auf schwierige Fragen reagieren. Es sind viele der schwer fassbaren „weichen Faktoren“ (Belastbarkeit, Motivation, Anpassungsfähigkeit, Eigeninitiative, Teamfähigkeit, emotionale Intelligenz, Führungstalent, Kommunikationsfähigkeit, Eloquenz …) – die so genannten „Soft Skills“ – wie auch die passende „Chemie“, die man im persönlichen Kontakt klären möchte.

    Sie ahnen sicher schon – weil die weichen Faktoren so schwer zu fassen sind, spielt der „Bauchfaktor“ eine große Rolle und es gibt daher Möglichkeiten, unterschwellige, positive Signale zu setzen – aber man kann auch aus Unkenntnis vieles falsch machen.

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